CUIDADO COM OS SILOS DE DADOS: PORQUE ELES PODEM AFETAR ÁREAS VITAIS DO SEU NEGÓCIO

Por Roberta Muller

E como fazer para conectar informações e evitar desperdícios de recursos

Se você já entendeu a importância do big data para o planejamento estratégico e a gestão eficiente de seu negócio, mas nunca ouviu falar ou se preocupou com os silos de dados, então é hora de parar para analisar como as informações vêm sendo tratadas pelas diversas áreas dentro da sua empresa.

Os silos de dados podem atrasar, limitar a comunicação e colaboração entre as áreas, fazer com que perca a visão geral, além de afetar áreas vitais do negócio, e ainda gastar espaço de armazenamento. 

E o que são os silos de dados? Para que você entenda, vamos te dar um exemplo: você já precisou conversar com diferentes áreas da sua empresa e cada uma tinha um dado diferente sobre o mesmo assunto? Ou uma não tinha acesso aos dados da outra e isso criava um enorme gargalo entre elas?

Na prática, esse é o significado de silo de dados: um grupo isolado de dados. Além de serem apenas dados exclusivos de uma área específica dentro do negócio, dos quais outras frentes de trabalho não têm acesso, também podem ser dados de forma bruta, que não foram analisados ou processados, ou até mesmo quando estão ilegíveis, inacessíveis.

Muitas vezes as empresas até nutrem uma grande preocupação e investem pesado em inteligência de dados, mas esse mundo de informações acaba não tendo 100% do aproveitamento, como poderiam. 

(183) O que são silos organizacionais e como quebrá-los – YouTube

Por que as empresas deixam os silos de dados acontecerem?

O crescimento das empresas sem que haja uma interligação entre os setores é um dos principais motivos pelos quais os silos de dados acontecem.

Quando as organizações começam a crescer, a indexação de informações acaba sendo deixada de lado. E conforme os departamentos vão se estruturando, cada área cria seu método de trabalho para tirar proveito de dados específicos que os impactam diretamente. Nesse momento a base de dados se fragmenta e é aberto um gargalo no fluxo de informação entre os setores.

É claro que ter departamentos separados é extremamente necessário dentro do sistema das empresas, mas não podem haver barreiras entre as equipes.

Os dados não devem ser isolados. Há setores que decidem, por exemplo, tratar suas informações como exclusivas, inclusive salvando os dados em plataformas ou dispositivos que apenas aquela área tem acesso. Muitas dessas informações que seriam importantes também para o resto da empresa acabam não sendo processados e analisados.

Como os silos de dados podem afetar a empresa?

Como tomar decisões certeiras se cada área de sua empresa trabalha com um dado diferente? Esse é um dos principais problemas dos silos de dados. 

Sem que essas informações sejam unificadas, o gestor perde a visão geral do negócio. Fazer com que os dados conversem entre todas as áreas é essencial para uma análise mais profunda e para manter todos os setores focados em um mesmo objetivo. 

Isso inclui até o planejamento financeiro, o que pode fazer com que uma empresa cresça ou morra dependendo de como são usados os dados nas análises. Imagine você precisar realocar orçamentos tendo como base relatórios que não apresentem dados completos? A habilidade de tomar decisões financeiras certamente vai estar comprometida.

E os prejuízos ainda pode estar: 

  • Na comunicação

Os silos de dados trazem uma visão limitada para as equipes e prejudica a eficiência delas. Informações concentradas dentro de setores específicos isolam o restante do time dentro de uma empresa. Cada grupo vê, assim, apenas parte de um relatório, e com isso não conseguem realizar ações em conjunto em prol de um objetivo comum.

Investir em sistemas unificados é essencial para facilitar essa ligação entre os departamentos e evitar leituras diferentes sobre o mesmo assunto. Além disso, podem impedir conflitos internos. 

  • No desperdício de recursos e espaço de armazenamento

Imagine os custos de uma base de dados. Agora imagine isso multiplicado por todas as equipes que mantêm bases de dados distintas contendo as mesmas informações.

No dia a dia, quando um colaborador não tem acesso a um sistema central de armazenamento de dados, ele acaba salvando suas próprias cópias para acesso rápido. Se 10 pessoas na empresa precisarem dessas informações e pensarem dessa mesma forma serão 10 “espaços” de armazenamento valiosos gastos com a mesma coisa. Além disso, pode causar confusão sobre qual é o arquivo mais atual.

Isso é muito comum dentro das empresas, com armazenamento de dados duplicado sem necessidade. É um desperdício tanto de dinheiro, quanto de tempo. Porque os profissionais também gastam tempo compilando os dados, tempo esse que poderia ser gasto com outras tarefas. Os silos de dados atrasam sem necessidade a rotina produtiva.

Nos dias de hoje, tecnologias de coleta e automação de dados são investimentos valiosos e por isso é tão importante que sejam aproveitadas ao máximo. Se a empresa gera big data sem decodificá-lo ou sem unificá-lo, esse investimento pode se tornar um tiro no pé.

  • Na credibilidade

Se cada área dentro de sua empresa trabalha em cima de dados diferentes, em qual confiar? Esse é outro problema que vem dos silos de dados. Como uma gestão pode tomar decisões rápidas e certeiras se ainda precisará analisar quais dados estão mais atuais?

Dados isolados rapidamente se tornam desatualizados, imprecisos. E podem afetar qualquer tipo de análise.

Um banco de dados unificado resolveria esse problema. Com o mundo cada vez mais conectado e acelerado, tomar decisões com uma semana de atraso porque precisou compilar dados pode ser altamente impactante para o seu negócio. Ciclos de feedbacks precisam ser rápidos para identificar problemas e agir.

Essa confiança pode ser quebrada tanto dentro da empresa, quanto fora. Pautar decisões estratégicas em cima de um banco de dados impreciso pode mostrar a fragilidade do seu negócio.

Como eliminar os silos de dados e integrar as informações de uma empresa?

Já sabemos a importância de uma companhia estar equipada com sistemas de dados e métricas, usando a Inteligência Artificial para acompanhar e medir seus resultados, problemas, suas transações, e automatizar decisões com base em dados. 

Também acabamos de ver o quão fundamental é ter essas informações unificadas. Mas como acabar com os silos de dados e integrá-los dentro de uma empresa?

O ideal é que essa cultura já exista desde a criação da empresa, mas se não foi assim, o que é o caso de muitas, é possível mudar essa realidade.

É preciso fazer com que as informações conversem entre si, o que não é tarefa fácil e pode ser custosa e demorada. Mas, mais uma vez, a tecnologia está aí para ajudar.

  • Use um sistema unificado

O mercado oferece soluções para implementar sistemas unificados dentro de sua empresa para gerenciamento de dados, mesmo que eles já venham sendo utilizados de outra maneira. Centralize todas as informações!

Se você está tratando dessa mudança dentro de sua empresa, o primeiro passo é identificar quais processos estão resultando nos silos de dados. Com o problema identificado, você vai conseguir encontrar a melhor solução. Isso pode partir de auditorias, conversas com os colaboradores, sugestões.

Tenha em mente a criação de um sistema unificado central, onde seja possível o gerenciamento de todos os dados por todos os setores da empresa. É claro que você não precisa dar acesso a todos os usuários. Você pode criar um sistema de permissões de colaboradores atribuíveis a cada área. São os chamados silos transparentes, que funcionam sincronizados a outros sistemas, com o controle por determinados setores ou usuários.

  • Mude o mindset da empresa

Para que você consiga realizar as mudanças que precisa dentro da empresa, outro passo importante é mudar a cultura de todos os setores e o mindset das pessoas.

Falamos aqui que, na maioria dos casos, os silos de dados acontecem pelo crescimento e a consequente separação entre os setores dentro de uma companhia. Então para eliminá-los é preciso que cada área acredite e apoie essa ideia, criando uma comunicação e confiança entre os setores.

Motive os funcionários! Eles precisam estar abertos à ideia de dividirem as suas informações, sem que haja uma competitividade entre as áreas. A “mentalidade de silo” precisa mudar. Muitas vezes eles acontecem por vontade do próprio funcionário em ambientes muito competitivos. Cada colaborador precisa entender que existe um objetivo em comum a todos.

Crie fluxos espontâneos de informações e fomente um clima mais integrado!

Essa não será uma tarefa fácil. Mudar todo um mindset é um trabalho longo e demorado. Mas essa mudança pode resultar em economia e crescimento para a sua empresa, além de um ambiente melhor de trabalho. Busque soluções confiáveis no mercado.

A Info4, por exemplo, é uma empresa que oferece interfaces de fácil acesso, amigáveis, e ferramentas de inteligência artificial para compilar as informações de uma empresa e tratá-las de maneira diferente pelos diversos setores dentro da companhia, otimizando as tarefas e focando no resultado individual de cada uma sem deixar de lado o objetivo comum à todas.

A análise de dados é fundamental para que você identifique falhas e pontos de atenção.

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